Muchas veces escucho a personas a mi alrededor quejarse de su Jefe, que si no les entiende, que si pide muchas cosas, que si dice una cosa primero y otra después. Existen muchísimos factores que provocan una relación tortuosa con nuestros jefes o supervisores: Personalidades, valores, cultura laboral, educación, etc.
Sin ahondar en las causas lo que encuentro siempre como factor común es una mala o nula comunicación, aquí algunos ejemplos.
Cuando se cae en frases como “es que primero me pide una cosa y luego otra” se puede perder de vista todos los pendientes que tiene un colaborador, tomando en cuenta que se trabaje en varias cosas a la vez; sin embargo, si estás frustrado por un jefe así, te aconsejo hacer siempre una simple pregunta: ¿A qué le doy prioridad? Esto, claro está, después de mencionarle los pendientes que tienes, podrá darte dirección y continuar sin percances.
“Me encargaron algo que es inútil”es otra frase en la que como colaborador se puede caer, pero también recuerda que los jefes o superiores no conocen ni saben de todo. Por supuesto que cada quien es especialista y cuenta con mayor experiencia en lo que hace día con día, a veces esta misma dinámica ocasiona cierta ceguera y terminan pidiendo algo que tú sabes no funcionará; pero aquí tu mejor arma ante estas situaciones: si respetas y aprecias la empresa donde trabajas, lo mejor que puedes hacer es ser sincero y externar tu punto de vista. Dejar saber que lo que te piden no es buena idea, será contraproducente o simplemente es una pérdida de tiempo, te ahorrará tiempo que puedes usar en cosas realmente de valor y que generen resultado. Eso sí, asegúrate de exponer claramente las razones y justifica siempre desde tu expertise.
“¿Por qué a mí me pide más que a los demás?”. Alguna vez me mencionaron que existe el síndrome del soldado Ryan -si viste la película tal vez recuerdes que se trata de un pelotón que no descansa, que siempre está en las misiones más peligrosas e importantes, esto gracias a los buenos resultados que brinda con su efectividad-, pudiera ser que esto esté ocurriendo contigo o que simplemente tu jefe no conoce toda la carga de actividades que tienes.
Mantener informado a tus superiores de las responsabilidades que tienes es clave, cópialos en correos de seguimiento interno o con clientes, para que estén más conscientes de lo que tienes a cargo.
La mala de comunicación puede provocar roces innecesarios en un equipo de trabajo. Al día de hoy existen muchas opciones para mejorar esta comunicación.
Kanban al rescate, por una correcta comunicación
Aunque algunas personas son más verbales que visuales, no hay nada como dejar evidencia de lo que se decide o acuerda, para ello no conozco algo más simple e intuitivo como un tablero Kanban.
El sistema Kanban que significa “letrero” en japonés, se desarrolló en la industria automotriz, concretamente en la empresa Toyota. El sistema usa tarjetas que se pegan a los contenedores de materiales para identificar en qué etapa del proceso de producción se encuentran o para indicar si se inicia un nuevo proceso a partir de la solicitud de un cliente; es por ello que sea tan común utilizar post-it en pizarrones o ventanas.
En su forma más simple un tablero Kanban funciona con tres columnas que puedes trazar con plumón en un pintarrón; una pared o cualquier superficie que sea visible para todo el equipo puede funcionar. Ejemplo:
Así como los contenedores de materiales en el sistema de fabricación Kanban, podemos ir agregando columnas o filas para identificar una etapa más dentro del proceso de atención a tareas. Ejemplo:
- Una columna de “En Validación” o “En pruebas”.
En el caso de las filas podemos usarlas para cada elemento del equipo o para equipos dentro de la empresa, de esta forma en un solo tablero podríamos tener la visión de todos los equipos o personas.
A medida que te vas convirtiendo en más experto puedes personalizar más tu tablero, además como puedes ver funciona para cualquier proceso ó tipo de tarea.
¿Cómo implementarlo digitalmente?
Existen Apps que funcionan como tablero Kanban. En mi caso, la de mayor parte del tiempo uso Trello, que recientemente fue adquirida por Atlassian; sin embargo, sigue siendo libre y tiene funcionalidad como:
- Generación de columnas o etapas de proceso.
- Adjuntar documentos como referencia a las tareas.
- Asignar responsables.
- Definir fechas de vencimiento a las tareas.
También es posible adquirir licencias para acceder a funcionalidades más avanzadas. Lo mejor es que recibes notificaciones cuando alguien te ha asignado una nueva tarjeta
a o si una tarjeta se ha movido de etapa o columna.
Algo destacable es que se cuenta con una interfaz web (cualquier navegador de internet moderno), así como una versión App; esto permite que no pierdas actualizaciones, aún fuera de tu oficina.
Bien manejada este tipo de herramientas pueden generar mayor claridad a los supervisores y jefes, les permite priorizar la atención en interacciones con clientes externos, diseño de estrategias y otro tipo de actividades de mayor valor, que las tareas repetitivas y tediosas de solicitar estatus de avances o progresos al equipo.
Evidentemente para que funcione todos los miembros del equipo deberán estar convencidos acerca de los beneficios que les brindará. Las soluciones más sencillas, suelen ser las más eficientes dado su fácil y rápida aplicación, todo depende de nuestra colaboración y buena voluntad.
Para quienes trabajamos en tecnología puede ser algo muy sencillo y cotidiano, pero créanme, me interesó escribir del tema porque no dejo de ver muchos equipos de trabajo y empresas que trabajan sin una herramienta como esta, obviamente están desperdiciando mucho tiempo y esfuerzo sin contar con la visibilidad completa de sus actividades.
Autor: Eduardo Cortes Bacelis
Director y fundador de Integra IT.
ecortes@integrait.com.mx
