Todos sabemos que la mayor parte de la celulosa que se requiere para el papel proviene de los árboles. Aunque en gran medida se recicla este material de 3 a 8 veces, la exigencia del consumidor obliga a que se siga utilizando una parte importante de celulosa virgen, es decir, aquella que es directa de su origen natural.
Los avances tecnológicos han permitido aumentar la oferta de dispositivos de impresión, cuando antes no eran asequibles para el hogar, pequeñas oficinas y algunas escuelas, ahora las opciones son cada vez más económicas y de tamaño reducido, y también contamos con papel de mejor presentación y variados formatos.
Además de esto consideremos la huella de carbono generada para su almacenamiento y distribución. Desde la recolección y transportación de la celulosa hasta la colocación de los productos en la estantería de los puntos de venta y entrega. Qué hay de las carpetas, archiveros, cajas, clips, perforadoras y todo lo que involucra el mantener expedientes en papel clasificados y resguardados correctamente.
Si bien el papel tiene muchas aplicaciones, en el ambiente corporativo y burocrático seguimos imprimiendo para simplemente recolectar una firma o evidencia de que un documento ha sido recibido o aprobado por alguien más. El famoso dicho “Papelito habla” se aplica en los procesos de negocio actuales y culturalmente es una consecuencia de la lección “las palabras se las lleva el viento”.
Parece increíble que con tantos dispositivos en los que podemos ver, editar y crear videos, documentos y audios, aún necesitemos una impresión con firmas para certificar un acuerdo. A finales del siglo pasado se especulaba que la digitalización acabaría por completo con el uso de papel en las oficinas, nada más lejos de la realidad, por lo contrario, su uso se ha extendido y está creciendo.
Desde luego que tenemos opciones, para al menos tras llegar a un acuerdo contar con un registro confiable de que dos o más personas han aprobado el contenido de un documento. Podemos hablar desde algoritmos complejos con blockchain para certificar la autenticidad del contenido de un documento, hasta sellos digitales emitidos por entidades de gobierno, los llamados CFDI que autentican las facturas electrónicas, por ejemplo.
Hemos encontrado aplicaciones en las que no es necesaria una tecnología tan robusta para generar evidencia de la validación de un documento, en particular en las gestiones internas de una empresa, así como en el desarrollo de un proyecto. Lo más importante es cumplir con los 3 principios fundamentales para el cuidado de la información: Confiabilidad, integridad y disponibilidad.
Tal como hemos aprendido en procesos de la transformación digital, el secreto está en mantener las tareas simples para lograr una adopción tecnológica exitosa. Es necesario eliminar las barreras de la adopción en el factor humano. Solicitar la firma de un documento debe ser tan sencillo como hacer un click a un botón, lo mismo para registrar nuestra firma digital avalando el documento recibido.
Otro valor importante es conservar la tradicional carpeta de documentos, pero en forma digital, ahora incluso con la disponibilidad que permite el cómputo en la nube, poder recibir notificaciones cuando un documento ha sido firmado, quiénes y cuándo han emitido su firma digital.
Imagina todo el trabajo que se requeriría en un proyecto pequeño, con digamos 5 minutas de reunión a la semana, 20 al mes, las ocasiones que se necesitaría imprimir, escanear, firmar, enviar por correo electrónico, revisar, validar y finalmente archivar. Muchas horas y recursos desperdiciados, ¿No te parece?
En IntegraIT a través de nuestros proyectos de consultoría y de transformación digital hemos evaluado diversas opciones, algunas se han adaptado más a nuestra filosofía de trabajo, algunas demuestran excelentes capacidades, pero no necesariamente el nivel de usabilidad y fácil adopción.
Para cumplir con estos objetivos recomendamos el uso de small pdf , desde su versión free puedes sacar provecho de las ventajas de esta herramienta digital para recabar y almacenar firmas digitales, así como 21 herramientas para el manejo de archivos pdf. Como en todas las versiones gratuitas se tiene algunas limitaciones, puedes procesar hasta 2 documentos al día y no cuentas con almacenamiento, sin embargo, es posible empezar a conseguir firmas digitales en cuestión de minutos y 100% en línea, puedes incluso descargar la aplicación móvil para facilitar el proceso.
Una vez que lo uses seguramente querrás continuar con otros tipos de documentos, otros proyectos, invitar a tus compañeros a usarlo para que no te hagan firmar más, pero sobre todo gestionar desde un solo lugar el proceso completo de validación de tus documentos con firmas digitales. No tendrás que correr más detrás de los participantes de una reunión para que antes de salir del edificio te firmen una minuta, no tendrás que imprimir, firmar, escanear y enviar a tus contrapartes para que hagan lo mismo. Para ello bastará con migrar a la versión PRO, la versión TEAM o si perteneces a una gran organización, existe la versión BUSINESS, las 3 con muchas más capacidades incrementales y sin las limitaciones mencionadas.
Finalmente recuerda que la mejor herramienta es la que además de satisfacer tus necesidades de forma eficiente (costo-beneficio), mejora los procesos y gracias a su usabilidad permite una adopción casi transparente.
Autor: Eduardo Cortes Bacelis
Director y fundador de Integra IT.
ecortes@integrait.com.mx