Seguramente has escuchado hablar de inteligencia artificial para la automatización de tareas, pero si no conoces a fondo RPA (Robotic Process Automation), estás perdiendo el potencial de una tecnología muy fácil de integrar y ejecutar, que además otorga beneficios rápidos y a bajo costo.
Es muy común que esta tecnología por su nombre y contexto se confunda con robots físicos que se utilizan en tareas de automatización en fabricación, logística, etc. En realidad, es una variación de la automatización de procesos de negocio, pero con una capa de software robótico que aprovecha las capacidades de los sistemas actuales para automatizar un flujo de trabajo, hacerlo personalizado y escalable; sin cambios a la infraestructura.
Los sistemas RPA desarrollan una lista de acciones al observar o grabar a un usuario ejecutarlas en la interfaz gráfica (GUI) de las aplicaciones, repitiendo los mismos pasos al manipular estas interfaces gráficas como si lo hiciera un usuario real. Se parece mucho a las herramientas gráficas de pruebas de sistemas. También se pueden automatizar flujos de tareas utilizando las APIs tanto de plataformas de servicios, como los sistemas que utilizamos día con día. Es posible realizar tareas que se disparen de forma manual, por un evento o incluso calendarizarlas para que el RPA trabaje por nosotros y podamos dedicar nuestras capacidades humanas en actividades que no son robóticas.
La automatización
Para explicar RPA es necesario repasemos el concepto de automatización, entendido como la sustitución de pasos repetitivos que normalmente realiza un ser humano, ahora por una máquina; con todas ventajas que esto implica.
A lo largo de nuestra historia han existido grandes inventos que nos beneficiaron con la automatización de ciertas tareas hasta cierto nivel:
Antes de la invención de la lavadora de ropa, las personas golpeaban repetidamente la ropa contra rocas en un río, utilizando jabón, soportando la temperatura del agua, así como los riesgos al mantenerse en las orillas.
A partir de los primeros modelos como el de la imagen, han sido mejorados paulatinamente haciendo el proceso cada vez más automático: Lavadoras accionadas a mano, el uso del motor eléctrico, llenado y vaciado de agua de forma automática, control de programas de lavado con microprocesadores y así sucesivamente.
Esta tecnología retira cada vez más actividades repetitivas del ser humano y las realiza con menor interacción de él. Esto en palabras de los profesores Leslie Willcocks y Mary Lacity en su libro Service Automations: Robots and the Future of Work, significa que la tecnología está removiendo cada vez más al robot del ser humano y a la vez ayudando a que dediquemos nuestros esfuerzos a tareas que justamente sean más Humanas, como la interacción con otras personas, juicio o decisión, interpretación de datos, etc.
¿Cómo surge el RPA?
El RPA inicia con el scraping, que se puede identificar como un tipo de malware. En combinación con la integración con aplicaciones vía API’s, conectores, machine learning y el reconocimiento de imágenes han permitido el desarrollo de plataformas RPA muy potentes.
Los cambios rápidos en el contexto vía regulaciones, preferencias de los clientes, cambios en el mercado en general, así como nuevas estrategias de negocio obligan a los usuarios de los sistemas actuales a implementar estos cambios en la realización de sus tareas: complementando con archivos Excel, algoritmos y/o reglas de negocio que tácitamente aplican y permiten mantener actualizado el proceso de negocio.
Este mecanismo inmerso en los usuarios es lo que ha provocado la “Robotización” de nuestras tareas aun cuando contamos con sistemas, plataformas, aplicaciones, portales, etc. para realizarlas. Esta capa lógica, parte de los procesos de negocio se automatiza nuevamente por un RPA, que como mencionamos además de ser de fácil y rápida implantación, permite una gran flexibilidad para justamente poderse nuevamente adaptar a los cambios constantes sin volver a “Robotizarnos”.
Qué es y Qué no es RPA:
| ¿Qué es? | ¿Qué no es? |
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Capa de software encima de las aplicaciones actuales, que repite pasos en la interfaz gráfica y/o a nivel de API’s para automatizar un flujo de trabajo.
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Chatbot |
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Pasos automatizados vía software para reemplazar tareas humanas repetitivas.
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Robot Físico |
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Colección de elementos multifuncionales y multiaplicaciones. |
Máquina para procesamiento de documentos
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¿Cuándo usar RPA?
Considera acelerar tus procesos de negocio con RPA cuando:
- Los empleados realizan tareas repetitivas de forma continua en su jornada laboral.
- Se integran informes, entradas de datos y análisis de estos de forma periódica.
- Recibes cientos o miles de emails, de los que se extrae, clasifica y resguarda la información que dispara otro proceso.
- La empresa dispone de múltiples sistemas que realizan transacciones, pero carecen de una integración automática. En este caso pueden ser sistemas legados que no cuentan con API’s.
- Es necesario recibir, capturar y procesar la misma información en varios sistemas, incluso también en archivos de Excel. Esto incluye extraer datos, realizar cálculos, validaciones, etc.
- Existen procesos manuales, que por su alcance no son susceptibles a automatizar con un desarrollo de software.
RPA y el desarrollo de Software
- Con RPA se pueden entregar resultados mucho más rápidos. En semanas es posible integrar un nuevo proceso y recibir beneficios.
- La inversión de un RPA es mínima en comparación con un proyecto de desarrollo de software que requiere un equipo de trabajo, organización e infraestructura.
- RPA maximiza el valor de los sistemas actuales sin modificarlos.
- Los cambios en un proceso o nuevas reglas de negocio se realizan muy fácilmente con el software RPA.
- RPA requiere de sistemas con una buena arquitectura y mecanismos de interoperabilidad adecuados a los cambios futuros (APIs).
Beneficios principales del RPA
- Precisión en la ejecución de las tareas.
- Consistencia en los resultados.
- Auditoría disponible con las bitácoras de ejecución.
- Incremento a la productividad del equipo.
- Flexibilidad al permitir un rápido y fácil ajuste a un proceso.
- Innovación para inspirar al equipo a romper paradigmas.
- Disponibilidad completa, un RPA se puede ejecutar 24×7.
- No es invasivo, no se modifican los sistemas actuales ni se requiere nueva infraestructura.
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Impacto del RPA
De acuerdo con el famoso estudio de la universidad de Oxford se estima que el 35% de los empleos actuales serán automatizados para el año 2035, parte de esta estimación incluye tanto la implementación de la Inteligencia Artificial como el RPA. Esto desde luego que cambiará el mapa laboral, surgiendo nuevas carreras o profesiones.
Adicional al incremento de la productividad al restar tareas repetitivas al personal, también es posible escalar los “robots” como si fueran trabajadores humanos, desplegando los RPA’s en ambientes virtualizados, que no necesitan un teclado, ratón y monitor para ejecutar los procesos. Imaginemos una empresa que se dedica a la gestión de trámites, integración de información, atención a usuarios de primer nivel, etc. para cualquier caso cuyas actividades principales sean altamente repetitivas, es posible crecer muy fácilmente sus operaciones, disminuir sus costos y mejorar su competitividad.
Esto significa que las organizaciones contarán con una fuerza de trabajo digital y una fuerza de trabajo humana, que colaborarán entre sí, generando el reto de su gestión y aprovechamiento al máximo.
Así como con la inteligencia artificial; en un inicio el equipo puede sentir amenazado por despidos o recortes de horas al emplear un RPA, sin embargo, lo que ha sucedido en la realidad es que se han canalizado esos tiempos hacia tareas mucho más interesantes: enfoques personalizados a clientes, identificación de mejoras, innovación y sobre todo mayor productividad por el mismo número de trabajadores.
En el caso de las empresas BPO, sus servicios podrían verse sustituidos por la integración de estos procesos en sus data centers, aprovechando las capacidades de esta tecnología. Esto significará más trabajo a las posiciones de mayor especialización y la disminución de posiciones a trabajadores con bajo nivel de habilidad requerido.
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Fases para implementar un RPA
Para lograr el mejor desempeño posible de un proyecto RPA sugerimos un enfoque de adopción en estos 4 grandes pasos:
- Evaluar los procesos: Comprender los procesos actuales para identificar los mejores candidatos a automatizar. Los que representen el mayor tiempo de ejecución para el personal nos darán el mayor valor ganado.
- Elegir un proyecto piloto: El primer proyecto debe dar visibilidad a toda la organización de los beneficios de RPA, selecciona algo que sea vistoso y al mismo tiempo brinde un quick-win que de confianza a los directivos.
- Planificar el despliegue: Preparar los recursos necesarios para una implantación exitosa (Herramientas, Procesos documentados y personal involucrado). Identifica un consultor que te pueda apoyar en tus pasos iniciales.
- Mejora continua: Evalúa la ejecución de los procesos, con poco esfuerzo se obtendrán grandes resultados.
Hyperautomation: El futuro del RPA
La Hyperautomation es una mezcla de las RPA de segunda generación, inteligencia artificial, machine learning y minería de procesos. Interconectividad más profunda, hacia sistemas físicos vía IOT apertura muchas posibilidades.
El camino a la hyperautomation se convertirá sin duda en el nuevo paso a seguir en la transformación digital, las empresas que no apliquen estas tecnologías se irán rezagando cada vez más, haciendo sus modelos de negocio menos escalables y más costosos en comparación con sus competidores.
Contáctanos para que conozcamos la ruta de tu negocio en la transformación digital y podamos conversar en cómo podemos ayudarte.
Fuentes:
https://en.wikipedia.org/wiki/Robotic_process_automation
https://www.youtube.com/watch?v=1SximAg9t4w
https://www.youtube.com/watch?v=iTAVEbfdZs8&list=PLwA4-E7yzkS_6gjQTAimjTYbqWfvH2Z6b&index=3&t
Autor: Eduardo Cortes Bacelis
Director y fundador de Integra IT.
