A partir de la revolución industrial, ninguna empresa ha podido desarrollarse sin aplicar nuevas tecnologías. Como todos sabemos la pandemia covid-19 aceleró el proceso de transformación digital tanto de las personas como de los negocios, la mayoría de los cambios llegaron para quedarse. Muchas actividades ya no se conciben sin la ayuda de plataformas, servicios y aplicaciones digitales.
Tanto los negocios como sus propios clientes no distinguen los conceptos tecnológicos de Big Data, Cloud Computing, Hiperautomatización, IOT, etc. Como usuarios buscamos soluciones fáciles de usar que además se adapten a nosotros de forma personalizada y que estén disponibles cada vez que se necesitan, incluso bajo una neutralidad tecnológica.
Esto nos coloca retos en la agenda, alineados a la meta continua de la satisfacción de los usuarios, así como la competitividad que la permanencia y el crecimiento de los mercados exige. Tal como lo dice Michael Porter en su herramienta de las 5 fuerzas para el análisis de la competitividad, cada una de estas fuerzas puede ser impactada positiva o negativamente por nuestra madurez tecnológica:
- Poder de los clientes
- Amenaza de nuevos competidores
- Poder del proveedor
- Amenaza de productos sustitutos
- Rivalidad competitiva
Es necesario pues, aprovechar todo lo actualmente disponible y asequible para mantenernos al ritmo que nuestros clientes demandan. Digitalizar un negocio es más que una opción, es una necesidad imperativa en un mundo cada vez más conectado y digital. La adaptación a las nuevas tecnologías es fundamental para garantizar la competitividad y satisfacción del cliente en un entorno empresarial en constante evolución. ¡No te quedes atrás, digitaliza tu negocio hoy mismo y prepárate para el futuro digital!
¿Hace diferencia ser nativo digital?
Hoy en día ya ni siquiera tiene sentido preguntarnos si somos o no nativos digitales, sino como mantenernos vigentes innovando como lo hacen los líderes de mercado. Aún los llamados nativos digitales no pueden dejar de innovar. Si no realizamos cambios continuos para mejorar nuestros modelos de negocio, los riesgos de obsolescencia e incluso de salida del mercado, son cada vez mayores en impacto y en su probabilidad.
No es de sorprender el hecho de la gran mayoría sin diferencia de edades, dependamos ya de servicios de mensajería, tecnología financiera, comercio electrónico, redes sociales y recientemente de herramientas de inteligencia artificial, entre otros. Aún sin conocimiento pleno del fundamento tecnológico que los soporta. Lo mismo sucede con los negocios, al menos así debería suceder.
El hecho es que YA debemos de contar con un proceso mejora continua, basado en modelos digitales de entrega de valor, tanto en el back-office (operaciones internas) como en su front-office (lo que los clientes ven), dicho sea de paso, no es sustentable el atender solo alguno de ellos sin hacer lo propio por el otro. Incluso los más grandes líderes del mercado enfrentan constantemente la necesidad de adaptarse y evolucionar en el entorno digital para mantener su relevancia y competitividad. La innovación digital es una tarea continua y esencial para garantizar la supervivencia y el crecimiento en un mundo empresarial en constante cambio. ¡No esperes más, actúa ahora y asegura el futuro de tu negocio!
Barreras en la aplicación de tecnología
Sí, es cierto, hay mucha tecnología disponible para negocios, pero digitalizar un negocio tiene las barreras de su uso siguen siendo las de siempre, las que toda nueva estrategia tiene como riesgo en las empresas sin diferencia en su tamaño o sector:
- Visión. Los equipos no entienden hacia donde se pretende llevar el negocio, así como las repercusiones en su trabajo cotidiano.
- Personas. No se cuenta con incentivos, metas o motivadores claros asociados al éxito de la implementación de la tecnología.
- Gestión. No se discute o evalúa el éxito de la tecnología a implementar. Es muy poco el tiempo disponible para estas actividades.
- Recursos. No se vincula la estrategia con los recursos disponibles: Financieros, de tiempo disponible, Infraestructura, etc.
Adicional a lo anterior, debemos contar con una cultura laboral centrada en el cliente, pero sustentada en datos. Eliminar o disminuir la subjetividad de las decisiones. Ante tan poco espacio para fallas, así como limitados recursos disponibles, no hay lugar a decisiones de un solo hombre, mucho menos sino se cuenta con información real para validar y evaluar.
6 pasos para digitalizar un negocio
1. Definir las metas:
Para digitalizar un negocio es necesario establecer objetivos claros a partir de la visión que tiene el negocio, de esta forma en caso de ser necesario, será posible reformular tácticas, herramientas y cualquier recurso necesario. Lo importante será no perder el rumbo, responde estas preguntas:
¿Cuáles son las metas de negocio a alcanzar?
¿Está alineado con la estrategia general?
¿Qué procesos se necesitan digitalizar?
¿Qué resultados se esperan?
2. Acotar el alcance de las tareas de digitalización:
Una vez definidas las metas de negocio a soportar con el proyecto, vamos ahora a identificar un proceso o un conjunto de procesos relacionados con una misma función para posteriormente digitalizar el negocio. Para ello consideramos lo siguiente:
- Enfoque eficiencia: Identifica el proceso que más trabajo manual y/o recursos demanda, de esta forma atenderemos las fuentes mayores de desperdicio.
- Enfoque valor ganado: Identifica aquel que represente una oportunidad rápida de generar valor para nuestros clientes en términos de usabilidad, ventas cruzadas, rapidez y funcionalidad en general.
Con cualquier de estos enfoques o la combinación de ellos elige un proceso candidato que al mismo tiempo sea lo más visible o palpable a la organización, de esta forma generaremos empatía con el equipo hacia el proyecto.
3. Asociar métricas e indicadores de éxito:
Para que digitalizar un negocio se considere exitosa debe estar conectada a mediciones cuantitativas o cualitativas, altamente relacionadas con los objetivos estratégicos de los que emanan. A mayor agilidad en la recolección y análisis de estas métricas es mejor para todos.
Podemos incluir dentro del mismo proceso digitalizado bitácoras, notificaciones, mediciones en general aprovechando al máximo las herramientas tecnológicas utilizadas. El mayor riesgo es adicionar demasiado trabajo y tiempo a la medición, que nos distrae de la propia digitalización, debe ser simple y rápido.
Resultados cuantitativos:
- Reducción de costos laborales. Al disminuir la intervención humana, los costos laborales deben reducirse a nivel de salario, prestaciones, espacios de trabajo, etc.
- Ahorros en tiempo. Debemos alcanzar mejores niveles de servicio internos y externos, acelerando los tiempos del proceso atendido y los subsecuentes en la cadena de valor.
- Minimizar errores humanos y sus costos asociados. Con claridad en reglas, calidad de datos y eliminando las tareas altamente repetitivas, reduciremos la incidencia de errores humanos, así como el impacto financiero y cualitativo.
- Rapidez en la implantación de la digitalización. Las tecnologías actuales nos permiten entregar procesos digitalizados en semanas, ya no en meses o años como en proyectos tradicionales. Evitaremos el liberar un producto cuando el proceso ya ha cambiado.
Resultados cualitativos
- Experiencia del usuario. Los usuarios se identifican con las marcas innovadoras, que entregan servicios personalizados y en general privilegian la “experiencia” ante la propia entrega del producto o servicio.
- Experiencia de los empleados. Un empleado que realiza tareas repetitivas que no desarrollan su crecimiento ni aprovecha su talento, eventualmente perderá motivación y no solo atenderá mal a los clientes (internos y externos), sino termina siendo “robotizado”
- Agilidad del negocio. No existe una última mejora, el negocio debe volverse cada vez más ágil con respecto a su mercado y los líderes del sector al que pertenecen o se relacionan.
- Eliminación de tiempos fuera. La atención 24×7, así como nuevos canales digitales automatizados, nos dan la oportunidad de atender a los clientes prácticamente de forma asíncrona. Se deben reducir o eliminar la restricción de horarios y/o personal disponible.
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4. Elegir el stack tecnológico:
Considera las herramientas con las que ya cuentas, tanto para integración de datos, como de sus procesos. Agrega herramientas modernas que te ayuden a un despliegue rápido y actualización constante, en particular son preferibles las que permitan la interoperación, si bien existen herramientas que nos pueden facilitar estas integraciones, cada uno de los sistemas debe contar con un API de acceso o implementar un robot de software que las realice.
5. Digitalizar el primer proceso:
Diseña el flujo de trabajo. Existen herramientas que “aprenden” de los usuarios. Estas herramientas graban una ejecución manual de pasos, pero definitivamente no todos los procesos o no completamente pueden ser automatizados de esta manera. Para ello se debe diseñar un flujo de trabajo o pasos que consideren tanto las herramientas actuales como la(s) nueva(s). Pasa el trabajo al especialista en configuración, implementación e integración de la herramienta. Considera la disponibilidad y acceso a fuentes de datos, reglas de negocio, formatos, validaciones, etc. Por último, realiza las pruebas de aceptación de usuario para confirmar una primera versión estable y productiva de la solución.
6. Monitorear y crecer:
Aprende a través del monitoreo de las operaciones de la herramienta, recaba los datos de métricas y KPI’s que definiste, lo más relevante es que puedas ajustar lo más rápido posible la solución ante un cambio en el proceso por una causa interna o externa a la organización. Al mismo tiempo recaba lecciones que te ayudarán a crecer el proyecto con nuevos procesos o funciones en la organización.
La barrera del presupuesto
Desde luego que el presupuesto puede ser determinante para la decisión de emprender la digitalización. En IntegrAiT otorgamos una opción a nuestros clientes en la que el proyecto se despliega como servicio. Esto implica realizar un acuerdo para implementar un proyecto con inversión de cero o cercana al cero. ¿Cómo puede ser esto posible?
Tal como lo mencionamos en la sección de métricas, los resultados de un proyecto deben ser monitoreados de forma cuantitativa y cualitativa, traduciéndose en reducción de costos y/o Incremento de ingresos.
Con base en ello realizamos un estudio para determinar el ROI esperado del proyecto, para entonces diseñar una propuesta que permita obtener los recursos necesarios para el pago del proyecto, mediante 2 vías:
1.- Sustituyendo una parte de los costos ahorrados por los de la digitalización.
2.- Amortizando el pago del proyecto con una parte de los nuevos ingresos.
Teniendo en mente el máximo beneficio para nuestros clientes, así como la sustentabilidad de los proyectos y nuestros servicios, estamos seguros de que podemos ayudarte a identificar esas oportunidades de transformación digital que sustentarán el desarrollo de tu empresa.
QUIERO SABER MÁS
Autor: Eduardo Cortes Bacelis
Director y fundador de Integra IT.
